L’employeur est responsable de l’organisation de la prise des congés payés dans son entreprise.
Dans le cadre de l’exercice de son pouvoir de direction, il doit déterminer les dates de prise de congés dans l’entreprise tout en respectant les règles posées par le Code du travail en matière de détermination de la période de prise de congés, d’information des salariés ou encore des délais à respecter avant de modifier ces décisions.
Étape 1 – Informer les salariés de la période de prise des congés
Sauf dispositions plus favorables applicables dans l’entreprise, les salariés bénéficient de 5 semaines de congés payés par an : 4 semaines en congés principaux + 1 semaine, la cinquième, ce qui correspond à 30 jours ouvrables (du lundi au samedi) ou 25 jours ouvrés (du lundi au vendredi).
Les salariés doivent être informés de la période de prise des congés fixée au moins 2 mois avant son ouverture.
Étape 2 – Fixer l’ordre des départs en congés
En pratique, l’employeur informe les salariés de l’ouverture des droits aux congés payés et ces derniers lui présentent les dates de congés qu’ils choisissent.
Ces dates peuvent donner lieu à un refus pour une question d’organisation, obligeant les salariés à en choisir d’autres.
En cas de fermeture annuelle de l’entreprise, les dates s’imposent à l’ensemble des salariés.
Si l’entreprise ne ferme pas, l’employeur doit organiser la prise des congés payés par roulement et gérer l’ordre des départs.
Pour précision, les salariés doivent obligatoirement prendre au moins 2 semaines consécutives et au plus 4 semaines consécutives (congé principal), entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année, période légale de prise des congés.
L’employeur doit communiquer par tout moyen l’ordre des départs en congés payés à chacun des salariés un mois avant leur départ. Cela peut se traduire concrètement par un affichage dans les locaux de l’entreprise.
Étape 3 – Modifier éventuellement les dates de congés payés
Une fois que les dates de congés ont été posées par les salariés et qu’elles ont été validées par l’employeur, elles doivent être respectées.
Sauf en cas de circonstances exceptionnelles, la modification de l’ordre et des dates de départ ne peut intervenir moins d’un mois avant la date de départ prévue.
Étape 4 – Veiller à la prise effective des congés payés
La prise des jours de congés payés acquis par les salariés relève de la responsabilité de l’employeur ; il doit s’assurer que les salariés en bénéficient effectivement.
Pour toute précision, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos Juristes en droit social et/ou Gestionnaires de paie.
Source : Code du travail : articles L 3141-1 et suivants
