Le stage, dont il est question ici, correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel, auprès d’un employeur du secteur privé, public ou associatif, permettant à un élève ou un étudiant d’acquérir des compétences professionnelles, de mettre en œuvre les acquis de sa formation pour obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. Il s’inscrit dans un cursus pédagogique scolaire (enseignements du second degré) ou universitaire.
Le recours à un stagiaire, dans le cadre défini ci-dessus, est soumis à une réglementation contenue pour l’essentiel dans le Code de l’éducation nationale et/ou le Code rural pour les entreprises du secteur agricole. Vous trouverez ci-après les principales règles.
La convention de stage est-elle obligatoire ?
La convention de stage est un document incontournable. Elle doit être signée entre l’élève ou l’étudiant, l’entreprise et l’établissement d’enseignement. Elle précise les objectifs pédagogiques du stage, la durée, les missions du stagiaire, ainsi que la gratification qui peut être versée.
Est-ce qu’il y a d’autres formalités à respecter par l’entreprise ou l’organisme d’accueil ?
L’entreprise accueillant un stagiaire est tenue :
- d’inscrire, dans l’ordre de leur arrivée, les stagiaires dans une partie spécifique du registre du personnel.
- d’établir le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) s’il n’a pas déjà été réalisé. Rappelons qu’il est obligatoire dès qu’un travailleur est présent que ce soit un salarié permanent ou temporaire, un intérimaire, un apprenti ou un stagiaire donc.
- de désigner un tuteur qui peut prendre au maximum 3 stagiaires simultanément. Précisons à cet égard qu’une entreprise de moins de 20 salariés ne peut accueillir en même temps plus de 3 stagiaires au cours d’une semaine civile donnée. Pour une entreprise de plus de 20 salariés, le nombre est limité à 15% de l’effectif, arrondis à l’entier supérieur.
- de délivrer une attestation en fin de stage.
Si la convention de stage préalable est indispensable, il n’y a pas de déclaration d’embauche à effectuer, en principe, puisqu’un stagiaire n’a pas le statut de salarié mais d’élève ou d’étudiant.
Par ailleurs, la visite médicale relève de l’établissement d’enseignement.
Les stagiaires doivent-ils être rémunérés ?
Un stagiaire doit obligatoirement percevoir une gratification dès que la durée du stage excède deux mois, consécutifs ou non au cours d’une même année scolaire ou universitaire.
Par exception, la durée minimale du stage ouvrant droit à gratification est portée à 3 mois, consécutifs ou non, pour les stages s’inscrivant dans le cadre des formations du second cycle secondaire en milieu agricole et rural.
En deçà de ces durées, le versement d’une gratification reste facultatif.
La durée du ou des stages, qui ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement pour un stagiaire dans la même entreprise, s’apprécie en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, sachant que :
- une période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à 1 jour,
- une période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois.
Pour atteindre 2 mois, il faut en conséquence comptabiliser 308 heures ou 44 jours de présence, pour 3 mois, 462 heures ou 66 jours de présence et enfin pour 6 mois, 924 heures ou 132 jours de présence.
Le taux horaire de la gratification est égal au minimum à 4,35€ par heure de stage, correspondant à 15% du plafond horaire de la sécurité sociale (plafond horaire de la sécurité sociale depuis le 1er janvier 2025 : 29€). Des accords collectifs étendus peuvent prévoir un montant supérieur.
La gratification, lorsqu’elle est obligatoire, est versée à la fin de chaque mois en fonction du nombre d’heures effectuées et non pas en fin de stage.
Y a-t-il des cotisations sociales à payer ?
Si le montant horaire de la gratification ne dépasse pas 4,35€, elle est exonérée de toutes cotisations sociales patronales et salariales et contributions.
En matière d’accidents du travail, le paiement de la cotisation correspondante, comme les formalités d’affiliation, sont assurés par l’établissement d’enseignement en cas de gratification inférieure ou égale au seuil de franchise ou encore, d’absence totale de gratification.
Une gratification supérieure à 4,35€ est en revanche soumise à cotisations et contributions sociales patronales et salariales dans les conditions et aux taux de droit commun sur la part de gratification dépassant la franchise de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale.
Ne sont pas dues toutefois certaines cotisations telles celles liées au chômage ou à la retraite complémentaire. Par ailleurs, des taux réduits de cotisations (en matière d’allocations familiales, par exemple) ne sont pas applicables.
Concernant la cotisation couverture accidents du travail, son paiement est réparti entre l’établissement d’enseignement et l’entreprise d’accueil, respectivement sur le montant de gratification inférieur ou égal au seuil de franchise ou supérieur audit seuil. Les formalités d’affiliation sont à la charge de l’entreprise en totalité.
Quels sont le droits et avantages dont peut bénéficier un stagiaire ?
Le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant dans les mêmes conditions que les salariés de droit commun.
Il a droit à la prise en charge légale des frais de transport du domicile au lieu de stage.
En outre, il bénéficie des activités sociales et culturelles du Comité Social et Economique (CSE) ou à défaut de ce dernier, de l’entreprise, comme les membres du personnel.
Pour toute précision, n’hésitez pas à vous rapprocher de nos Juristes en droit social et/ou Gestionnaires de paie.
